Ayuda general de PVDi

PVDi es una aplicación web: no se instala como un programa de Windows, pero sí se puede dejar un acceso directo en el escritorio para abrirla con doble clic, como si fuera un programa. En una tablet o en un teléfono, se puede instalar como aplicación de pantalla completa.

En el equipo de la caja (Windows)

1. Abra el navegador y entre a la dirección del sistema

   Escriba la dirección que le indicó el administrador, por ejemplo http://192.168.1.10 o http://puntoventa.local.

2. Espere a que aparezca la pantalla de acceso

   Verá el logotipo PVDi POS con la lista de usuarios. Si aparece un aviso de error de conexión, revise que el cable de red esté conectado y que el equipo esté encendido.

   Debe ver la pantalla Acceso al Sistema con las fotos de los usuarios.
3. Cree el acceso directo en el escritorio

   En el menú del navegador elija Más herramientas → Crear acceso directo… (en Chrome o Edge) o el equivalente Crear acceso en Firefox. Póngale el nombre PVDi - Punto de Venta, marque Abrir como ventana y pulse Aceptar.

   Aparece un icono en el escritorio. Al abrirlo, la aplicación entra en pantalla completa sin barra del navegador.
4. Abra la aplicación en pantalla completa y fija la barra de direcciones

   Si el icono no quedó bien, abra la aplicación normal y pulse Expandir en la pantalla de acceso. Así el terminal queda limpio para el público.

En el teléfono o la tablet

1. Abra la dirección del sistema en el navegador del teléfono
2. Use el menú del navegador y elija Añadir a la pantalla de inicio

   En iPhone aparecerá Compartir → Añadir a inicio; en Android, ⋮ → Añadir a pantalla de inicio.

3. Confirme el nombre y pulse Añadir
   Verá un icono propio en su pantalla. Al abrirlo, la aplicación ocupa toda la pantalla sin barra de direcciones.

El sistema no pide usuario ni contraseña: pide un PIN de 4 dígitos. Es más rápido en una caja y evita errores de escritura. El PIN se lo entrega el Administrador junto con su usuario y su ubicación de trabajo.

1. Toque la foto o el nombre de su usuario

   La foto queda marcada con un círculo verde. Si hay varias fotos parecida, fíjese en el color del marco: cada rol tiene su color.

2. Marque su PIN de 4 dígitos con el teclado numérico

   Cada dígito ilumina uno de los cuatro puntos. Use C para borrar todo o ⌫ para borrar solo el último dígito.

   Los cuatro puntos quedan verdes y aparece la pantalla Verificando acceso….
3. Espere a que el sistema cargue su pantalla de trabajo

   El sistema abre automáticamente el módulo que le corresponde a su rol. No tiene que buscar nada: si abrió otra sección, es el comportamiento normal.

Cambiar su PIN o cambiar de usuario

• Cambiar su propio PIN: pulse el botón de la llave en la cabecera Cambiar PIN, escriba el PIN nuevo dos veces y pulse Guardar.
• Cambiar de usuario: en la cabecera, abra su menú de perfil Su nombre y elija la persona que Debe usar la caja. El sistema le pedirá el PIN de esa persona.

Todas las pantallas tienen la misma estructura: una cabecera azul siempre visible en la parte de arriba y, debajo, el área de trabajo. Reconocer la cabecera es la clave para moverse con soltura.

Las dos formas de navegar

Dependiendo de su rol, el menú aparece de una de estas dos maneras:

• Menú de pestañas arriba (Dependiente): botones horizontales como Caja, Inventario, Mi Historial y IPV.
• Menú lateral izquierdo (Operador, Almacenero y Administrador): una columna oscura con todos los módulos. En pantallas pequeñas se convierte en un botón que abre y cierra el menú.

Su rol decide qué menús ve. No es un límite que usted pueda quitar: es la forma en que el negocio se protege de errores. Si necesita una función que no ve, pídala al Administrador en lugar de pedir prestada la cuenta de otra persona.

Atajos que aceleran el trabajo

El teclado en pantalla

Cuando no hay teclado físico (terminales táctiles o equipos sin teclado), los números de los importes se escriben con un teclado dibujado que aparece dentro de la propia ventana. Funciona igual que el teclado real: toque los dígitos y, si se equivoca, pulse C para borrar todo.

Si las letras le quedan pequeñas

1. Pruebe primero con el zoom del navegador

   Mantenga pulsada la tecla Ctrl y gire la rueda del ratón, o use Ctrl + + y Ctrl + −.

2. Si no es suficiente, pida el ajuste permanente

   El Administrador puede fijar el tamaño de letra en Configuración → Tamaño de Texto / Zoom, entre el 80 % y el 120 %. Queda guardado para todos los equipos.

Este es el trabajo diario del Dependiente. Al entrar con su PIN, la aplicación abre automáticamente la pantalla Caja, con el panel de búsqueda de productos a la izquierda. Todo lo que hace falta está a la vista: no hay menús que recordar.

Antes de empezar: la venta vacía

Al abrir la pantalla, el ticket de la derecha muestra los ceros y el panel superior indica Sin Artículos. Ese es el punto de partida correcto. Si ve artículos de la venta anterior al entrar, la caja quedó abierta: pida al Almacenero que la cierre o use Vaciar ticket antes de empezar.

Vender: los 5 pasos

1. Busque el producto que quiere vender

   Tiene dos formas, y puede alternarlas:

   • Por nombre o código: escriba en el recuadro Buscar Producto y el sistema le mostrará hasta 5 coincidencias con su precio y su existencia.
   • Por toque: elija una categoría en el centro y luego toque el producto en el panel derecho.
   El producto se agrega solo a la venta. En la esquina inferior izquierda se ve Carrito: 1 artículo.
2. Repita hasta tener todo lo que pide el cliente

   Cada toque agrega una unidad más. Para agregar varias unidades del mismo producto sin tocarlo tantas veces, abra su ficha y use + / − o escriba la cantidad en Cant.

3. Revise el importe a cobrar en el panel derecho

   El panel Ticket muestra cada línea con su cantidad, su precio y el total. Si un precio no coincide con lo acordado, corríjalo antes de cobrar: abra la línea con el ícono del lápiz y ajuste el importe.

4. Pulse COBRAR

   El botón es verde y ocupa la parte inferior del panel. Se habilita cuando hay al menos un artículo en el ticket.

5. Elija cómo paga el cliente y espere la confirmación

   Se abre la ventana de cobro, que se explica en el apartado siguiente. Al terminar, el ticket se imprime o se muestra listo para entregar, y la caja queda lista para la siguiente venta.

Herramientas del ticket

Al pulsar COBRAR se abre la ventana de cobro. Ahí se ve el total a pagar, el método de pago y, según el método, el campo para recibir el dinero del cliente.

Cobro en efectivo

1. Pulse Efectivo

   El botón queda seleccionado en verde. Si ya venía seleccionado, no hace falta tocarlo.

2. Escriba (o toque en el teclado) cuánto recibe el cliente

   El campo Recibido acepta el importe. Si el cliente paga exacto, escriba el mismo total y el cambio se calculará solo.

3. Verifique el cambio que aparece en pantalla antes de entregar el dinero
   La línea Cambio muestra lo que hay que devolver. Si el cliente entrega menos que el total, el sistema avisa y no deja confirmar: es correcto, pida la diferencia.
4. Pulse Confirmar cobro

   El sistema registra la venta y descuenta los artículos del inventario.

Cobro con transferencia o pago digital

1. Elija Transferencia u otra opción de pago

   Las opciones disponibles dependen de cómo se configuró el negocio: efectivo, transferencia y, si el Administrador los activó, tarjeta u otros medios.

2. Confirme el importe recibido

   En estos métodos el sistema no calcula cambio: lo que el cliente envió es lo que se registra. Por eso conviene comprobar el comprobante antes de confirmar.

3. Pulse Confirmar cobro

   No queda dinero en la caja, así que no hay que entregar vuelto.

El ticket del cliente

Al confirmar, el sistema muestra la pantalla de venta exitosa con el ticket. Desde ahí puede:

• Imprimir: imprime el comprobante en la impresora configurada.
• Código de barras: genera un código con el número de la venta, útil si la impresora falla.
• Nueva venta: vuelve al ticket vacío para atender al siguiente cliente.

Una merma es la mercancía que sale del inventario sin generar venta: se rompió, se venció, se perdió o se regaló. El Dependiente la registra desde Inventario para que el stock siga siendo real.

1. Abra Inventario en el menú de su rol

   Verá el stock de su mostrador, con las existencias actuales de cada producto.

2. Pulse Ajuste de Merma

   Puede usar también el ícono del producto en la fila, que abre su ficha con la misma opción.

3. Busque y seleccione el producto afectado

   El sistema muestra la existencia actual para que sepas cuánto hay realmente.

4. Elija el motivo y escriba la cantidad perdida

   Motivo	Cuándo se usa
   Producto dañado	Se rompió, se cayó o se estropeó.
   Producto vencido	Pasó la fecha de vencimiento.
   Pérdida	Desapareció del estante sin explicación.
   Consumo interno	Se usó para el negocio (prueba, muestra, employee meal).
   Devolución a proveedor	Se devolvió mercancía al proveedor.

   La cantidad debe ser un número entero y no puede ser mayor que la existencia disponible. Si el sistema lo rechaza, revise que no esté contando lo que ya se descontó.

5. Pulse Guardar Ajuste

   El inventario se actualiza al instante y el movimiento queda anotado en la bitácora con su usuario, la hora y el motivo.

   La existencia del producto baja y la operación queda registrada en Registros con la palabra MERMA.

La transferencia mueve mercancía de su mostrador a otro (o al revés) sin venta. Sirve, por ejemplo, cuando el Almacenero le replenish el mostrador o cuando un mostrador queda sin stock de algo que sí hay en otro.

1. Abra Inventario y pulse Transferir
2. Seleccione el producto y la cantidad a mover

   La existencia mostrada es la de su mostrador: de ahí se descuenta.

3. Elija el Origen y el Destino
   Verá las dos ubicaciones en el mismo bloque. El origen y el destino no pueden ser la misma ubicación.
4. Pulse Confirmar Transferencia

   El stock baja en el origen y sube en el destino. Ambas existencias quedan actualizadas.

Mi Historial muestra las ventas, las mermas y los movimientos que usted hizo. Es la forma rápida de saber si una venta quedó registrada, buscar el número de un ticket o comprobar un cobro anterior.

Encontrar una venta concreta

1. Abra Mi Historial desde el menú superior
2. Use el buscador por número de ticket o por producto

   Escriba el número de ticket (por ejemplo 1042) o el nombre del producto. La lista se filtra al instante.

3. Pulse la fila para ver el detalle
   Se despliega la venta con todos sus artículos, el método de pago, el cambio entregado y la hora exacta.

Esta pantalla le muestra sumercadería, no la del almacén. Si el total de un producto le parece bajo, casi siempre la mercancía está en el almacén y hay que pedir reposición; pida al Almacenero que le transfiera existencias.

Qué significan las columnas

1. Busque o filtre por categoría para ubicar rápido el producto
2. Si la existencia no coincide con lo que ve en el estante

   Recuente el producto y, si la diferencia es real, regístrela con Ajuste de Merma (vea el apartado anterior).

3. Avise al Almacenero si el stock está por debajo del mínimo
   El Almacenero ve la alerta en su Inventario y le transfiere la cantidad necesaria.

El IPV es el Informe de Ventas por Período: el resumen de todo lo que usted vendió en el día, agrupado por producto. Sirve para revisar sus propias ventas y para que el Administrador contraste el total con la caja.

Consultar el IPV del día

1. Abra IPV en el menú superior
2. Verifique que el período sea el día de hoy

   La fecha se muestra en la parte superior. Si está viendo otro día, cámbielo con el selector de período.

3. Compare el total general con el dinero de la caja
   El Total General del informe debe coincidir con el efectivo que tiene en el cajón más las ventas que no fueron en efectivo.

Hacer el cierre del día

El cierre es la operación con la que se sella el día: a partir de ese momento, las ventas quedan fijadas y ya no se pueden modificar. Solo el Administrador lo ejecuta, pero usted debe contarlo.

1. Asegúrese de haber terminado todas las ventas del día

   Si el botón COBRAR sigue habilitado, hay una venta sin cerrar: complétela primero.

2. Haga el recuento de efectivo y comuníquelo al Administrador

   Cuente el efectivo del cajón y anote el total. El Administrador lo contrasta con el IPV antes de cerrar.

3. Avise que ya no hay más ventas

   Cuando el Administrador confirma el cierre, su pantalla queda lista para el día siguiente y el ticket vuelve a estar vacío.

El Almacenero es quien mantiene el stock real del negocio. A diferencia del Dependiente, que solo ve su mostrador, usted ve todas las ubicaciones: el almacén central y cada punto de venta. Desde aquí entra y sale mercancía y se replenish los mostradores.

Entrar mercancía (altas de stock)

Es la operación más frecuente: llega un pedido del proveedor y hay que sumarlo al stock.

1. Abra Inventario y elija la ubicación destino

   Con el selector Ubicación indique si la mercancía entra al almacén o directamente a un mostrador.

2. Pulse Entrada de Mercadería
3. Busque el producto y escriba la cantidad recibida

   Si el producto no existe todavía, créelo primero en Productos.

4. Si el precio de compra cambió, actualícelo en el mismo paso

   El precio de compra alimenta el cálculo de márgenes del Dashboard. Si el proveedor subió el precio y usted no lo actualiza, los márgenes dejarán de ser reales.

5. Pulse Registrar Entrada
   La existencia del producto sube en esa ubicación y el movimiento queda en la bitácora con la palabra ENTRADA.

Replenish los mostradores (transferencias)

1. Ubique el producto en la pantalla y revise su Stock mínimo y su Stock máximo
2. Pulse Transferir

   Elija el origen (normalmente el almacén), el destino (el mostrador) y la cantidad.

3. Confirme con Confirmar Transferencia
   El Dependiente de ese mostrador ve la mercancía en su Inventario de inmediato.

Registrar salidas y mermas de almacén

Cuando la mercancía se daña, se vence o se consume en el propio almacén, use el mismo Ajuste de Merma que el Dependiente, pero con la ubicación de origen en el almacén. Para una devolución a proveedor, elija ese motivo: la salida queda clasificada y no se pierde en el resumen de pérdidas.

Cómo evitar el error más común

En Productos se da de alta lo que el negocio vende. Cada producto tiene un código, un nombre, una categoría, precios y existencias por ubicación. Es la ficha maestra: lo que cambie aquí afecta a toda la caja.

Crear un producto nuevo

1. Pulse Agregar Producto

   Se abre una ventana con los campos del producto. Los marcados con * son obligatorios.

2. Complete la información del producto

   Campo	Qué se escribe	Para qué sirve
   Código *	Referencia corta y única, por ejemplo 7781.	Es lo que se teclea en la caja. Si se repite, el sistema avisa y no deja guardar.
   Nombre *	Nombre descriptivo, por ejemplo Cerveza pint 473 ml.	Es el texto que verá el cliente en el ticket y el que se busca en la caja.
   Categoría *	Licorería, Bebidas, Abarrotes…	Agrupa el producto en los botones de la pantalla de Caja.
   Precio de compra	Lo que usted paga al proveedor.	Sirve para calcular el margen. No se muestra al cliente.
   Precio de venta *	Lo que cobra al cliente.	Es el importe que entra en la venta y en el ticket.
   Unidad	Unidad, docena, litro, kilogramo…	Define cómo se expresa la cantidad en el ticket y en los informes.
   Stock mínimo y máximo	Cantidades en números.	Generan las alertas de reposición cuando el stock baja.

3. Deje las existencias en cero si el producto aún no tiene mercancía

   Registre el stock real después, con Entrada de Mercadería en Inventario.

4. Pulse Guardar Producto
   El producto aparece ya en la lista y queda disponible para vender en Caja.

Modificar o desactivar un producto

1. Busque el producto por nombre o por código
2. Pulse el ícono del lápiz en su fila

   Se abre la misma ficha con los datos cargados. Cambie lo necesario y guarde.

3. Para dejar de venderlo sin borrarlo, desactive el campo Activo

   Desactive, no elimine. Un producto desactivado sigue existiendo en el histórico de ventas antiguas, pero ya no aparece en Caja. Si lo elimina, esas ventas quedan apuntando a un producto inexistente y los informes se distorsionan.

Esta es la vista de control del Administrador sobre las existencias de todas las ubicaciones juntas. Sirve para responder preguntas como: ¿cuánto hay en total? ¿Dónde está cada producto? ¿Qué productos están por debajo del mínimo?

Qué se ve en la tabla

1. Filtre por Ubicación para auditar un punto de venta
2. Busque los productos con estado Stock bajo
   Esa es su lista de reposición. Transfiera desde el almacén o programe una compra al proveedor.
3. Si un producto está en cero en todas partes, desactive Activo para retirarlo de la venta

La compra documenta lo que usted le compró a un proveedor. No mueve dinero de la caja ni genera una venta: es el respaldo de la mercancía que entró. Sirve para saber cuánto se gastó, con quién y a qué precio.

Registrar una compra

1. Abra Compras y pulse Nueva Compra
2. Elija el Proveedor

   Debe existir ya en Clientes y Proveedores. Si el proveedor es nuevo, créelo primero.

3. Agregue los productos con la cantidad y el precio pagado

   El precio que escriba aquí es el precio de compra del producto. Si escribe por error el precio de venta, el margen del Dashboard saldrá falseado.

4. Indique la fecha y el número de factura del proveedor

   El número de factura permite rastrear el comprobante original.

5. Pulse Registrar Compra
   La compra queda registrada con su total y las existencias se actualizan en la ubicación indicada.

Registros es el libro de todo lo que pasa en el sistema. Cada venta, merma, entrada, transferencia, cierre o error queda anotado aquí con el usuario, la fecha y la hora. Es lo primero que se revisa cuando algo no cuadra.

Las categorías de registro

Buscar un movimiento

1. Abra Registros y elija la pestaña Bitácora, Ventas o Compras
2. Filtre por fecha, categoría o usuario

   La bitácora muestra siempre primero lo más reciente. Para una auditoría del día completo, elija el rango de fechas completo en lugar del día de hoy.

3. Pulse una fila para ver el detalle completo
   Verá el detalle con la operación exacta y los datos del producto.

En esta pantalla se guardan las terceras personas con las que opera el negocio: los clientes que compran y los proveedores que venden. Un cliente no es un usuario del sistema; es solo un dato de contacto para asociarlo a sus ventas.

Clientes

Un cliente sirve para asociarle compras, historial y, si compra a crédito, su deuda. Piense en él como en una ficha de contacto, no como en una cuenta bancaria: el saldo se calcula solo con las operaciones registradas.

1. Abra Clientes y pulse Agregar Cliente
2. Escriba el nombre o la razón social y el documento

   El documento (cédula o RUC) debe ser único: si ya existe, el sistema avisa y no deja guardar. Es la forma de no duplicar clientes.

3. Añada el teléfono y la dirección si los conoce

   Son opcionales, pero facilitan las cobranzas y la entrega a domicilio.

4. Pulse Guardar Cliente

Proveedores

El proveedor es la contraparte: es a quien usted le compra. Al registrarlo, puede asociar cada compra con su factura, lo que permite saber a quién reclamar un producto defectuoso y comparar precios entre proveedores.

1. Cambie a la pestaña Proveedores y pulse Agregar Proveedor
2. Complete nombre, documento, teléfono y dirección
3. Pulse Guardar Proveedor
   Ya puede seleccionarlo al registrar una compra.

El Dashboard es la pantalla de control del negocio. Resume en un solo lugar cuánto se vendió, cuánto se gastó, cuánto se ganó y qué productos rinden más. Se abre automáticamente al entrar con su PIN de Administrador.

Los indicadores principales

Cambiar el período y el rango de fechas

1. Elija el período en el selector superior

   Puede ver el día de hoy, la semana, el mes o un rango personalizado de fechas.

2. Use las flechas para moverse día a día

   Es la forma más rápida de comparar un día con el anterior y detectar una caída.

3. Pulse Refrescar si hizo cambios en otro equipo
   El Dashboard se recalcula con los datos más recientes. Si una venta acaba de registrarse en otro terminal, aparecerá al instante.

Para interpretar bien el Dashboard conviene saber de dónde sale cada número. Esta es la fórmula de los indicadores principales.

Las fórmulas

Por qué las cifras pueden no cuadrar

Para el detalle completo del consolidado diario, vea el apartado IPV del Administrador.

La deuda es el saldo que un cliente o un proveedor le debe al negocio (o le debe a usted). Sirve para llevar el control de las ventas fiadas y de los pagos que faltan por cobrar.

Registrar una deuda nueva

1. Abra Deudas y pulse Registrar Deuda
2. Seleccione la persona

   Busque por nombre o por documento. Si no está en la lista, créelo primero en Clientes y Proveedores.

3. Indique el importe y el motivo

   El motivo deja claro por qué existe la deuda (una venta fiada, un préstamo, una mercancía pendiente de pago).

4. Pulse Guardar Deuda
   El saldo de esa persona aumenta y la operación queda en Registros con la categoría OPERACION.

Cobrar o saldar una deuda

1. Busque al deudor y revise su saldo actual
2. Pulse Registrar Pago

   Puede registrar un pago parcial o el pago total.

3. Escriba el importe recibido y la forma de pago
4. Confirme con Guardar
   El saldo baja en esa cantidad. Si llega a cero, el sistema registra un movimiento de categoría INFO con la palabra DEUDA SALDADA.

Los gastos son las salidas de dinero que no son compras de mercancía: alquiler, luz, transporte, limpieza,papelería. Registrarlos completo es lo que permite saber si el negocio realmente gana, porque las ventas por sí solas no dicen nada sobre los costos fijos.

Registrar un gasto

1. Abra Gastos y pulse Nuevo Gasto
2. Elija la Categoría del gasto

   Las categorías existen para agrupar: Servicios, Transporte, Mantenimiento, Personal, Otros. Si no hay una que encaje, pida al Administrador que la cree; agrupar bien es lo que hace útil el resumen.

3. Escriba el importe, la fecha y una descripción corta

   La descripción es lo que permite reconocer el gasto dentro de seis meses. Anote datos útiles: “factura de luz de diciembre”, no solo “gasto”.

4. Pulse Guardar Gasto
   El gasto aparece en la tabla del período y se suma al resumen mensual.

La diferencia entre gasto y merma

En Salarios se registran las personas que trabajan en el negocio y lo que se les paga. Sirve para llevar el control de pagos y para tener respaldo de quién trabaja en el local.

Registrar un trabajador

1. Abra Salarios y pulse Nuevo Trabajador
2. Escriba el nombre, el documento y el cargo
3. Indique el salario base y la fecha de inicio
4. Pulse Guardar

Registrar el pago del salario

1. Busque al trabajador y pulse Registrar Pago
2. Escriba el importe pagado y el período al que corresponde

   Indique el mes o la quincena para poder comparar con el total del período.

3. Confirme con Guardar Pago
   El pago queda asentado y el resumen de la nómina se actualiza.

El IPV del Administrador muestra el detalle de las ventas por período. A diferencia del IPV del Dependiente, que solo muestra lo suyo, usted ve todo el negocio y puede cerrar el día.

Ver el IPV

1. Abra IPV y elija el período

   Puede consultar un día, un mes o un rango completo.

2. Revise el desglose por producto y por usuario

   Cada fila indica qué se vendió, cuánto y por qué usuario. Si un total le parece extraño, busque esa operación puntual en Registros.

3. Use Imprimir si necesita el informe en papel

   Útil para el archivo o para mostrarle al propietario el resultado del día.

Cerrar el día

1. Confirme con cada Dependiente que ya terminó de vender

   Pregunte a cada uno si tiene alguna venta abierta. Si alguien está cobrando, no cierre.

2. Cuente el efectivo de todas las cajas y compare con el IPV

   El total en efectivo del IPV debe coincidir con el dinero físico. Una diferencia significa que falta o sobra algo: investigue antes de cerrar.

3. Pulse Cerrar Día
4. Verifique el total general y confirme

   La confirmación es definitiva. Las ventas del día quedan fijadas y entran al consolidado. Después de cerrar, solo puede corregirse con una operación de Zona Crítica, que queda auditada.

Cierre de mes

El cierre de mes consolida todos los días del mes en un solo informe y reinicia los acumulados. Es la operación mensual de referencia contable del negocio. Pida el PIN del Administrador antes de ejecutarla y compruebe que el mes esté completo: cierre el mes solo después de cerrar el último día.

Usuarios es la lista de todas las personas que pueden entrar al sistema con su PIN. Cada usuario tiene un rol, una ubicación asignada y un PIN propio.

Crear un usuario

1. Abra Usuarios y pulse Nuevo Usuario
2. Escriba el nombre y la foto del usuario

   La foto es lo que la persona verá en la pantalla de acceso: use una foto nítida y reconocible, porque todos eligen por imagen.

3. Elija el Rol y la Ubicación

   El rol determina qué ve la persona; la ubicación determina en qué mostrador aparece. Revise ambas antes de guardar: dar a alguien el rol equivocado le mostrará pantallas que no debe ver.

4. Pulse Guardar Usuario
   La persona ya aparece en la pantalla de acceso. Comuníquele su PIN de forma privada y pídale que lo cambie en su primer ingreso.

Dar de baja o desactivar un usuario

1. Busque el usuario y pulse el ícono de la fila
2. Desactive el campo Activo en lugar de eliminar

   Como con los productos, desactivar conserva el historial de todo lo que hizo esa persona. Eliminar el usuario rompería la trazabilidad de las ventas antiguas.

3. Si el usuario dejó el negocio, desactívelo y no reutilice su PIN

   Nunca reutilice un PIN de una persona que ya no trabaja en el negocio: las ventas del nuevo usuario aparecerían con el nombre del anterior.

La Configuración reúne los ajustes que afectan a todo el negocio: datos de la empresa, moneda, catálogos auxiliares y apariencia. Los cambios aplican a todos los equipos a la vez.

Los catálogos auxiliares

Antes de poder operar, el negocio necesita tener cargados sus propios listados. Desde Configuración se administran:

Ajustes de apariencia

El negocio depende de una base de datos. Si se pierde o se daña, se pierden las ventas, el inventario y la contabilidad. Por eso el respaldo no es opcional: es la tarea más importante del Administrador.

Hacer un respaldo (salvar los datos)

1. Abra Configuración → Mantenimiento
2. Pulse Salvar Datos

   El sistema guarda una copia completa de la base de datos en un archivo.

3. Copie ese archivo a otro lugar

   Guárdelo en una memoria USB, en el disco duro del equipo y, mejor todavía, envíelo por correo o a la nube. Un respaldo guardado solo en el mismo equipo no protege de una falla de ese equipo.

   Haga un respaldo al cierre de cada día. Ante cualquier desastre, un respaldo de ayer es mucho mejor que no tener ninguno.

Restaurar un respaldo

1. Abra Configuración → Mantenimiento y pulse Restaurar Datos
2. Seleccione el archivo de respaldo
3. Espere mientras el sistema restaura los datos

   Esto reemplaza todo. Se perderán las ventas, movimientos y registros que se hayan hecho después de la fecha del respaldo. Si el negocio está abierto, cierre la caja y avise a todos antes de continuar.

La pantalla de Diagnóstico comprueba que todo lo que el sistema necesita para funcionar esté bien. Úsela cuando algo va lento, cuando un módulo no carga o de forma periódica para confirmar que todo está sano.

Qué comprueba

1. Abra Diagnóstico y espere el resultado

   La comprobación tarda unos segundos. Cada línea muestra un ícono verde si todo está bien.

2. Revise las líneas marcadas en rojo
3. Solucione la causa y vuelva a ejecutar el diagnóstico
   Si todo aparece en verde, el sistema está sano y no hace falta hacer nada más.

Qué hay en esta zona

Si aun así debe restablecer

1. Haga un respaldo y verifíquelo

   No basta con generarlo: confirme que el archivo existe y tiene el tamaño esperado. Consulte Mantenimiento.

2. Confirme que el negocio está cerrado

   Que no haya ventas abiertas, que todos los Dependientes hayan salido y que no se esté usando la caja.

3. Pida el PIN del Administrador

   La Zona Crítica exige el PIN del Administrador, no el de un Supervisor. Es una barrera deliberada para que nadie la ejecute por impulso.

4. Pulse el botón correspondiente y lea la advertencia con calma

   El sistema pedirá que escriba una palabra exacta para confirmar. Eso es intencional: leer la advertencia es el último momento para abortar.

5. Espere a que termine y ejecute un Diagnóstico
   Verifique con Diagnóstico que todo quedó en verde y comunique al personal que el sistema se restableció.

Este glosario explica, en palabras sencillas, los términos que aparecen en las pantallas del sistema. Si en algún documento del negocio o en una pantalla ve una de estas palabras, vuelva aquí.

Acceso y usuarios

PIN

Código secreto de 4 dígitos con el que una persona entra al sistema. No es una contraseña escrita: se marca en pantalla como cuatro puntos.

Rol

El tipo de usuario que define qué pantallas puede ver una persona: Dependiente, Operador, Almacenero, Supervisor o Administrador.

Ubicación

Lugar físico donde hay mercancía: el almacén central, un mostrador o la cantina. Define el stock que la persona ve y opera.

Dependiente

Quien atiende al público en la caja: vende, cobra, registra mermas en su mostrador y cierra el día.

Almacenero / Operador

Quien controla la mercancía: entra y sale stock, crea productos, hace transferencias y ve los registros de su ubicación.

Administrador

Quien dirige el sistema: ve el consolidado, gestiona usuarios, deudas, gastos, salarios y configuración.

Ventas y cobros

Venta

Operación por la que el cliente compra mercancía. Descuenta el stock y genera un número de ticket.

Ticket

El comprobante de la venta. Lleva un número consecutivo que permite rastrear la operación.

Cobro

Momento en que se confirma el pago. Según el método (efectivo, transferencia, tarjeta), el sistema calcula o no el cambio.

Cambio

Dinero que se devuelve al cliente cuando entrega más efectivo que el total de la compra.

Método de pago

La forma en que paga el cliente: efectivo, transferencia u otras habilitadas por el Administrador.

Deuda

Saldo que una persona debe al negocio por compras o préstamos. Baja cuando se registra un pago.

Compra

Operación por la que el negocio adquiere mercancía de un proveedor. No es una venta ni sale de la caja.

Proveedor

Tercera persona o empresa que vende mercancía al negocio.

Inventario

Existencia

Cantidad de unidades de un producto que hay realmente en una ubicación.

Stock mínimo

Límite de alerta. Al alcanzarlo, el sistema genera una alerta para reponer.

Stock máximo

Tope recomendado de carga por ubicación. Evita acumular más de lo necesario.

Merma

Mercancía que sale del inventario sin venta porque se dañó, se venció, se perdió o se consumió internamente.

Transferencia

Movimiento de mercancía de una ubicación a otra, sin venta y sin movimiento de dinero.

Entrada de mercadería

Alta de existencias por compra o donación.

Ajuste

Corrección de la existencia registrada para que coincida con el conteo físico real.

Agotado

Producto con existencia en cero. Aparece marcado en rojo en los inventarios.

Informes y cifras

IPV

Informe de Ventas por Período: el resumen de lo vendido en un tiempo, agrupado por producto.

Consolidado

Resumen económico del negocio: ventas, costos, gastos, deudas y ganancia bruta.

Dashboard

Pantalla principal del Administrador con los indicadores clave del negocio.

KPI

Indicador de gestión. Por ejemplo: ganancia bruta, margen porcentual o ticket promedio.

Margen

Diferencia entre el precio de venta y el precio de compra del producto. Es la ganancia bruta unitaria.

Costo de mercancía vendida

Lo que le costó al negocio lo que vendió en el período, calculado con el precio de compra.

Cierre del día

Operación que fija las ventas del día y las incorpora al consolidado. No se puede deshacer.

Cierre de mes

Consolida todos los días del mes en un informe y reinicia los acumulados.

Bitácora

Registro cronológico de todo lo que ocurre en el sistema, con usuario, fecha y hora.

Sistema y datos

Respaldo

Copia de todos los datos del sistema guardada aparte, que permite recuperar la información si algo se daña.

Restaurar

Reemplazar los datos actuales con los de un respaldo. Borra todo lo hecho después de la fecha del respaldo.

Diagnóstico

Comprobación automática de la conexión, la base de datos, los permisos y el espacio en disco.

Zona crítica

Área de operaciones que alteran todo el sistema y no se pueden deshacer. Exige el PIN del Administrador.

Servidor

Equipo que guarda la base de datos y sirve la aplicación a todos los terminales.

Terminal

Equipo desde el que se opera: la caja, la tablet del almacén o la computadora de oficina.

Ante cualquier problema, siga este orden. Casi todos los fallos del uso diario se resuelven en el primer o segundo paso, y evita que un problema pequeño se convierta en uno grande.

1. Pulse Refrescar

   Recargue la pantalla. La mayoría de las veces esto ya resuelve el problema.

2. Si no funciona, vuelva a entrar con su PIN

   Cierre la aplicación con Cerrar aplicación y vuelva a entrar. Esto limpia la sesión y a veces desbloquea el sistema.

3. Revise el punto de estado de la cabecera

   Si el punto está rojo, el problema es de conexión: el equipo no alcanza el servidor. Revise el cable de red o el wifi y avise al Administrador. No es un problema del sistema.

4. Si el error indica que hace falta una actualización, recargue la página completa

   A veces el sistema se actualiza y la pestaña quedó con la versión anterior. Pulse Ctrl + F5 o recargue desde el menú del navegador.

5. Si nada funciona, anote qué estaba haciendo y avise al Administrador

   Le será más útil si lleva anotado: qué pantalla estaba usando, qué botón pulsó, qué mensaje apareció, a qué hora pasó y si la operación llegó a terminarse. Con eso el Administrador puede revisar la bitácora y resolverlo mucho más rápido.

Qué anotar antes de llamar

• La pantalla donde ocurrió.
• El botón que pulsó.
• El mensaje de error tal como aparece.
• La hora aproximada.
• Si la operación terminó o se quedó a medias.